メールを書くときは相手のことを考える

メールは要点をまとめて、簡潔に

最近、仕事＝メールというくらいEメールで仕事をすることが増えてきた。
とくにお客様とのやりとりでは、相手の顔も性格も分からないことも多いため、
よりいっそうメール作成に気をつける必要がある。

メールを書くときのポイントを３つにまとめると

・必要以上に長いメールは書かない
・要件、ポイントは一番初めに書く
・そのメールを受け取った相手に、何をしてほしいのかをきちんと明記する

相手に直接対面しての対話の場合は、相手の反応により相手の状況が分かるため、それに応じて
話の内容を変えたり、詳しく説明したり、話を切り上げたり、話題を変えたり出来る。

しかし、Eメールの場合はそうはいかない。　相手の状況は分からず、こちらから一方的に送りつけるものである。相手は一日に１００件以上メールを受け取っているのかもしれないし、パソコンを一日１０分しか見れない環境にいるのかもしれない。　スマホなどの端末のため長文が読みにくいのかもしれないし、実はこちらのメールに興味がないのかもしれない。

それにもかかわらず、こちらからのメールは相手の都合も考えずに書いていないだろうか？

長くてダラダラしたメールを書くのでしたら、もはやメールではなくて直接話した方がよい。メールを書くのであれば、短く簡潔にすればするほど読んでもらえるようになるだろう。　もし相手がこちらのメールが不十分だと感じ、かつ必要だと思えば、必ず返事をくれるはずである。

要領を得ないメール、何をしてほしいのか分からないメールを書いてしまうことも良くある。
メールを送る相手に、報告をしたいのか、相談をしたいのか、それとも判断を仰ぎたいのか　実際のところメールを書く本人でさえも分かっておらずにメールを書いてしまうこともある。　結果、メールを受け取った相手から確認のメールを受け取り、そのことをまた説明するという不必要な作業を増やしてしまう。
はじめに要点をまとめて、相手に何を求めているのかを明記すれば、このようなすれ違いはなくなるだろう。

総じて、相手からの返事を期待するのであれば、相手のことを一番に思ったうえで、返事をしやすいメールを書きたい。

無料留学手続き、現地サポートのカナダジャーナル～無料留学相談はこちらから
Ｍａｋｉｋｏの英会話レッスンバックナンバーはこちらから
※ランキングに参加しています！記事が気に入ったらクリックをお願いします！※