駐在員の申告書の管理を担当されている方は、毎年このような思いをされることがあるのではないでしょうか。
この質問、昨年も一昨年も説明した気がするけど・・・。
年末から3月頃の確定申告対応が本格化する中で、こんなことを思ったことはありませんか？
駐在員からの毎年の質問長年、駐在員の税金に携わらせていただいていますが、駐在員からの税金や給与に関する質問は、毎年ほぼ同じ内容が繰り返されます。
多くの担当者は、以下のような質問をよく聞かれるのではないでしょうか。
「アメリカの税金は会社が全部払ってくれるんですよね？」
「申告書で還付になったみたいなんですが、これってもらっていいんですよね？」
「日本の給与って別に申告しなくていいんですか？」
といった質問が頻出し、対応に追われる担当者の時間とエネルギーを消費しているものと思います。
テンプレ回答例この記事では、駐在員からよくもらう税金関連の質問５選と、それに対する人事・経理担当者がそのまま使えるテンプレ回答例をご紹介します。
社内対応を効率化したい方や、マニュアル整備をご検討中の方にとって、業務負担を減らすヒントになれば幸いです。
代表的な質問５選以下に駐在員の方々から寄せられる代表的な質問と回答例を５つ掲載します。
こちらの回答例では、以下の前提に基づいています。
手取り補償 申告書の作成は会計事務所に依頼 アメリカでの給与計算は正しく行われている 質問① 質問書について駐在員：よく知らないところから、質問書が届きました。確定申告のようですが、何をすればよいのでしょうか？
回答例：弊社で契約している会計事務所の質問書になります。こちらの会計事務所に、駐在員の方々のアメリカの確定申告書の作成を会社として依頼しています。
メールで案内された質問書のリンクにアクセスしていただき、個人情報、ご家族の情報、収入、控除等の情報を期限までに入力してください。
会計事務所にて申告書の作成が完了したら、内容を確認するよう連絡があります。内容を確認して、提出の案内に従ってください。
質問② 納税について駐在員：アメリカでの税金は全て会社が払ってくれると周りの駐在員から聞きました。確定申告の追徴についても、全て会社に任せて問題ないという理解で良いでしょうか？
回答例：確定申告時に発生する追徴については、会社で支払い処理を行いますのでご自身での対応は不要です。
（個人所得にかかる税金について、本人負担が決められている会社の場合）
ただし、個人所得がある場合は、別途会社に個人所得分の税額を支払っていただくことがあります。
申告書の対象年に、給与所得以外の所得（不動産、株式の譲渡、利子、配当、副業、ギャンブル等）があった場合、個人所得相当分の税額を会社に払っていただくことがあります。この個人所得相当分の税額については、確定申告書提出後に別途会社又は会計事務所から案内が送られます。
質問③ 還付金について駐在員：会計事務所から確定申告書の控えが共有されたので確認したところ、還付金が発生しているようです。この還付金は私が受け取って良いのでしょうか？
回答例：駐在員の確定申告書で発生する還付金については、原則会社に帰属します。この還付金は会社に戻すことになりますので、ご自身のものとはなりません。
質問④ SSNについて駐在員：年末に赴任を開始したばかりで、SSNがまだ届いていません。申告書の作成に間に合いますか？
回答例：SSNの到着が遅れ、申告期限に間に合いそうにない場合、延長申請を行うことができます。
延長申請を行うと、通常4月15日の提出期限を10月15日まで延長することができます。ただし、追徴がある場合は、4月15日までに納付が必要になります。
SSNについては延長申請で対応することができますが、追徴があるか確認を行う必要があるので、会計事務所には早めに質問書でご自身の収入や控除の情報を共有するようにしてください。
質問⑤ 米国外の金融資産について駐在員：会計事務所の質問書に、アメリカ国外の金融資産情報を入力する項目があります。
正直、日本にいくつか口座を持ってはいますが、今どのくらい残高が残ってるか確認できないですし、口座番号等も全て把握していません。これは入力しなくても大丈夫ですか？
回答例：アメリカでは、アメリカ国外に$10,000を超える金融資産（預貯金、株式、債券等）を保有している場合、全て内容を開示しなければなりません。
この開示を適切に行わなかった場合、ペナルティが発生することがあります。日本の銀行口座を含む、アメリカ国外の金融資産については必ず正しい情報を報告するようにしてください。
罰金は最大で$100,000を超えるケースもあり、ペナルティは非常に重いものとなっています。
仮にペナルティが発生した場合は、会社では一切の負担は行いません。全て個人負担となります。
まとめ駐在員からの質問対応は、内容そのものよりも「毎年同じことを何度も説明する」ことが担当者にとって大きな負担になります。
今回ご紹介した５つのQ&Aも、多くの在米日系企業で繰り返されているものばかりです。
しかし、これらはFAQやテンプレートを整備することで、対応の手間を大きく減らすことができます。
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