あぁ、PTA ③ 引継は文書で？口頭で？

こんにちは

さて、初回集合から1か月後、、、
現役員にとっては最終の運営委員会への出席と、総会準備、引継が2回目の集合でした。今回は、事前案内一切なし。（前回解散時にも次回集合の明確なアナウンスはなかったような。。）

もう、状況の予測ができたので、私はサンドイッチを持参。。。

1時間ほど（？）で会議が終わると、会議室で待っていた作業は、、、
「総会資料の作成」でした。

むかし小学生のころ、文集を作ったときのような。。。懐かしい作業ですな。。

流れ作業で順番に資料をとって、ホチキス止め。

まぁ、、「作業」なので、おしゃべりしながらでもできる。。
「共同作業で仲良くなるにはいいかもね。。？」と言いながら、新旧役員で1000部近い資料を作成完了。かかった時間は1時間弱だったでしょうか、、。

終了後、
あ、5月の運動会のこと始めなきゃね！！
という旧役員の掛け声で、運動会の引継が始まりました。(この時点ですでに昼)

資料は紙一枚、エクセルで作成したことがうかがえますが、体裁はまったく整っておらず、これまた解読に時間がかかります。。。

話してくれる方は親切ではあるのですが、その方に業務が集中しているようで、差し込みは多いし、

話はあっちこっち飛ぶし、、、、でも、もらった資料よりも「話してくれること」に重要事項が多い。。

私たち「副会長」は4人ともそれまでに役員の経験がなかったこともあり、全然話についていけません。心配したのか、去年は委員をやり、今年は役員の書記になった方が、「私も混ぜてもらっても
いいですか？」と一緒に参加して、少しは話が理解できる、、という状況でした。

やらなければならないのは、
・事前に、運動会についてのお願い事項のお手紙を配付
・参加賞の準備
・当日までに学校と打ち合わせをしてPTA側が何を協力するか決める
・当日は朝8時集合でお手伝い
・例年通りなら当日やることは思いやり席の受付と見守り、会場巡回
・おととしまでは思いやり席の観覧者に、やかんからお茶をついでまわったが、去年はペットボトル配付。今年はどうする？
・自分の子供の出番のときは見に行ってかまわない。

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整理して、そのことについてだけの打ち合わせであれば、こんなに時間かからないことじゃないか。。？

参加賞（えんぴつ）がすでに納品されているとわかり、話を聞きながらでも手は動かせる、というわけで、その場で私たち新役員はえんぴつの封入を始めました。かかった時間、6-7人で1時間ほどだったか。。。

これって、、、役員がやることなの。。。？（懇談会のときなどに教室で作業を頼めないのか。。？

休憩もなく作業続きで、おなかもすいているので、私はかなり疲労感満載、、。